U-Mail郵件系統妥善應對員工變動

在一些企業內,通常會發生這樣的情形:

1、公司員工變動比較大,尤其是一些技術含量較低的崗位,比方說業務員崗位,經常是流動率非常高;當員工流失時,不僅會造成新接手的員工難以適應,而且很怕這些離職的員工會將客戶帶走。

2、一家新成立的公司,當公司處在草創期時管理不規范,對外做營銷推廣時,可能使用了很多個郵箱,而現在由于人手較少,可能只安排一個員工去接洽這件事,為了公司管理慢慢步入正軌,那必須保證發送到其他賬號名郵箱的郵件,均能被這位員工的郵箱收到。

在企業內,一般都是通過郵箱與同事交流、和客戶聯系,所以實際上加強管理是可以通過使用郵件系統對郵箱進行操作,然后來實現資料管控,防止遺漏,及時處理。在第一種情形中,我們可以用“郵件頭翻譯”的功能,來統一對外的郵箱賬號;而在第二種情形中,又可以通過設置郵箱別名來做到。

第一種情形,以國內優秀品牌U-Mail郵件系統為例來實施具體操作是:

1、把每個業務人員的郵箱歸類一起,建立一個列表;

2、統一對外的郵箱。

先分配每位業務員一個郵箱,設置一個郵件列表,以后每位新增的業務員郵箱賬號也都添加到該郵件列表中,用“郵件頭翻譯”命令(操作路徑:系統管理后臺---設置---郵件頭翻譯),在彈出來的對話框中,填充兩個空白位置:

1.在“現有的郵件頭文本”框中把每個業務員的郵箱賬號逐一輸入,每輸入一個,再點擊“添加”按鈕,直到輸入完畢;

2.在“新的郵件頭文本”框中輸入需要替換成的統一郵箱賬號。

對于第二種情形,具體操作步驟是:登錄U-Mail郵件系統超級管理后臺,在左邊的命令列表中點擊選擇“郵箱別名設置”,彈出對話框如下圖所示:

隨后,再點擊“添加別名”按鈕,彈出如下圖所示:

注意:這里有“虛擬地址”和“真實地址”,我們假設該實際存在的員工真實郵箱地址為[email protected] ,而公司此前在做營銷推廣活動時申請注冊的多個郵箱分別是[email protected],[email protected],[email protected],那么我們可以將這些郵箱賬號輸入到“虛擬地址”框中,最后的結果是當發件人將郵件發送到“虛擬地址”這幾個郵箱中的隨便哪一個,這位員工都可以收到郵件,不會遺漏丟失數據。

上述操作您看明白了嗎?如果您的公司有類似需求,或者你的企業同樣遭遇過類似情況,那么可以采納這種方案,有備無患。歡迎了解U-Mail郵件系統更多功能

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